JAKIE PRZEPISY?
Przy krajowej podróży służbowej miejsce wykonywania zleconego zadania ma się znajdować w Polsce, a przy zagranicznej - poza jej granicami. Zagadnienia związane z delegacjami, w szczególności należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego, regulują również wydane na podstawie art. 77 5 § 2 k.p. dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie:
- wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990),
- wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991).
CO SIĘ NALEŻY
Przebywającemu w delegacji pracownikowi przysługują diety oraz zwrot wydatków na:
- przejazdy,
- noclegi,
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej,
- inne udokumentowane wydatki. Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami, a jej wysokość określają rozporządzenia.
WYJAZD NATYCHMIAST
Pozostawanie w czasie pracy w dyspozycji pracodawcy (art. 128 k.p.) i podporządkowanie jego poleceniom oznacza, że może on zlecić pracownikowi wyjazd służbowy. Polecenie odbycia podróży służbowej nie może być jednak sprzeczne z prawem ani treścią umowy o pracę zatrudnionego.
Przepisy nie regulują, w jakiej formie pracodawca czy przełożony pracownika wydaje mu polecenie delegacji służbowej. Dla celów porządkowych powinno ono jednak mieć formę pisemną, a pracodawca określa w nim:
- zadania, które pracownik ma wykonać,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
Dodatkowo może wskazać właściwy środek transportu, którym pracownik ma udać się w delegację.
Nie każdego zatrudnionego pracodawca może wysłać poza macierzysty zakład. Zgodzić się na delegację musi pracownik (art. 178 k.p.):
- kobieta w ciąży,
- kobieta lub mężczyzna sprawujący opiekę nad dzieckiem do lat czterech. Jeśli jednak zatrudnieni są oboje rodzice, to z uprawnienia udzielenia zgody na wyjazd może skorzystać tylko jedno z nich.
CO Z DOJAZDAMI
Najwięcej wątpliwości pracodawcy mają z wzajemną relacją między czasem pracy, podróżami służbowymi i pracą w terenie. Niewiele pomogą tu wyjaśnienia komentatorów przepisów czy wyroki Sądu Najwyższego, które w ostatnich latach bardzo różnie interpretowały te zagadnienia.
Cześć czasu delegacji pracownik wykorzystuje na przemieszczenie się do miejsca wykonywania zadania, część na jego wykonanie, a część na drogę powrotną. Nie wszystkie z tych etapów są jednak czasem pracy.
Pomocne w określeniu, co zaliczyć do czasu pracy przy podróży służbowej, będzie wyróżnienie dwóch jej rodzajów: typowej i nietypowej. Typowa to taka, gdy zatrudniony w stałym miejscu pracy incydentalnie wyjeżdża poza nie. Z kolei podróż nietypowa występuje wtedy, gdy pracownik stale przebywa w terenie, zmieniając miejsca wykonywania czynności. Cały czas nietypowej podróży służbowej, łącznie z przejazdem z jednego miejsca wykonywania czynności pracowniczych do innego, należy wliczać do czasu pracy (wyrok SN z 27 maja 1978 r., I PR 31/78).
W PODRÓŻY
Natomiast w ramach typowej podróży służbowej tylko wykonywanie obowiązków jest czasem pracy. Nie jest natomiast jasne, jak traktować w takiej delegacji sam okres podróży, czyli dojazdy do i z miejsca oddelegowania. Zasadniczo nie podlega on wliczeniu do czasu pracy. Sprawę komplikuje też niejednorodne orzecznictwo SN. Jego zdaniem:
- czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego nie przysługuje za nie wynagrodzenie; jest nim jednak, jeżeli jedynym jej celem jest przewóz pracowników, a pracownikowi umysłowemu zlecono - poza godzinami normalnej pracy - dodatkowe obowiązki kierowcy (wyrok z 4 kwietnia 1979 r.; I PRN 30/79),
- sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy w rozumieniu art. 80 k.p. Za taką można uznać tylko odbywanie podróży służbowej w "czasie pracy" wynikającym z obowiązującego rozkładu i harmonogramu pracy. Jeżeli po zużyciu na podróż całego swojego "czasu pracy" osoba wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, przysługuje za nią - oprócz normalnego wynagrodzenia - dodatek za godziny nadliczbowe (wyrok z 27 października 1981 r.; I PR 85/81),
- sama podróż służbowa odbywana poza czasem pracy nie stanowi wykonywania pracy w rozumieniu art. 80 k.p., a zatem czas jej trwania nie jest wliczany do czasu pracy (wyrok z 21 września 1982 r., I PR 85/82).
Choć wielu specjalistów i komentatorów krytykuje takie stanowisko, to przejazdu do miejsca delegowania i z powrotem nie zalicza się do czasu pracy nawet wtedy, gdy podróż służbowa przypada w dniu wolnym od pracy. Jeśli zatem pracownik będący w podróży służbowej, nawet w dniu wolnym od pracy, w czasie przemieszczania się poza "normalnymi" godzinami pracy nie wykonuje pracy należącej do jego obowiązków ani innej pracy powierzonej mu przez pracodawcę, to czas przemieszczania się nie wchodzi w zakres czasu pracy. Jak wskazał SN, kwalifikacji tej nie zmienia także fakt używania w tym czasie przez pracownika, za zgodą pracodawcy, prywatnego samochodu, gdyż służy to tylko wygodzie pracownika i odbywa się w czasie niekontrolowanym przez pracodawcę (wyrok z 4 kwietnia 1979 r.; I PRN 30/79).
Decydujące jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. Skoro nie jest możliwe wydawanie mu w tym okresie poleceń związanych z wykonywaniem zadania, to czasu podróży nie zalicza się do czasu pracy.
PRACA I ODPOCZYNEK
Orzeczenia te nadal obowiązują, mimo że większość z nich wydawana była w dawnym stanie prawnym. Zlecając podróż służbową, pracodawcy muszą jednak pamiętać o jeszcze jednym elemencie, który - w obecnym stanie prawnym - może mieć znaczenie.
Zgodnie ze znowelizowanym od 1 stycznia 2004 r. kodeksem pracy trzeba zapewnić każdemu pracownikowi okres nieprzerwanego odpoczynku dobowego (11 godzin - art. 132 § 1 k.p.) i tygodniowego (35 godzin - art. 133 k.p.). Kodeks pracy nie podaje jednak definicji okresu odpoczynku. Zamieszcza ją natomiast dyrektywa o czasie pracy (nr 93/104/WE z 23 listopada 1993 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy - Dz.Urz. WE L 307 z 13 grudnia 1993 r.), do której dostosowano kodeks nowelizacją z listopada 2003 r. Zgodnie z nią okres odpoczynku to czas, który... nie jest czasem pracy.
Tu pojawia się zatem wątpliwość, czy pracodawca może zlecić podróż służbową, kiedy pracownik korzysta ze swojego odpoczynku - np. rozpoczyna się ona w tym czasie lub przejazd do miejsca oddelegowania czy powrót z niego przypada już na ten okres. Tym bardziej że np. dyżur pracownika nie może pomniejszać jego wymiaru relaksu dobowego i tygodniowego.
Niestety, dyrektywa nie jest tu łaskawa, bo precyzyjniej niż sam okres odpoczynku definiuje czas pracy. Jest to więc okres, podczas którego "pracownik pracuje, pozostaje do dyspozycji pracodawcy lub wykonuje swoje czynności albo obowiązki, zgodnie z ustawodawstwem i/lub praktyką krajową". Sformułowanie "pozostaje do dyspozycji pracodawcy" może więc rozwiać wątpliwości zatrudnionych, gdy pracodawca kieruje ich w delegację i obejmuje ona czas ich gwarantowanej kodeksem laby.
JAK PŁACIĆ
Ustalenie, co w typowej podróży służbowej należy do czasu pracy (wykonywanie zadań), a czego się do niej nie wlicza (przejazd), ma konsekwencje finansowe. Skoro art. 80 k.p. stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, to odbywanie podróży służbowej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy (harmonogramowym - ustalonym w trybie art. 131 § 2 k.p.) nie rodzi obowiązku pracodawcy, aby wypłacił mu dodatkowe wynagrodzenie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (wyrok SN z 21 września 1982 r., I PR 85/82). Jeżeli jednak pracownik wykonuje zadania w podróży, przekraczając wymiar czasu pracy wynikający z jego "normalnego" rozkładu, to powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatek ten będzie wówczas współmierny do czasu, w jakim ta konkretna praca była przez pracownika wykonywana (wyrok SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81).
Przy niektórych rodzajach pracy, aby wyeliminować wątpliwości związane z podróżami służbowymi i zaliczaniem do czasu pracy przejazdów, można stosować zadaniowy czas pracy.
CO TO JEST MIEJSCE PRACY
Podobnie jak uznanie, co jest czasem podróży służbowej i czy wlicza się ją do okresu pracy, tak określenie stałego miejsca wykonywania pracy ma zasadnicze znaczenie przy delegacjach pracowników, powodując skutki podatkowe (patrz F8). Sprawę komplikuje fakt, że kodeks pracy nie podaje jednoznacznej definicji tego pojęcia. Trudno też o wspólną linię orzeczniczą Sądu Najwyższego, który w tych sprawach kilkakrotnie już wyrokował.
Miejsce wykonywania pracy to jeden z istotnych elementów, który trzeba określić w umowie o pracę.
Od nowelizacji kodeksu pracy, obowiązującej od 2 czerwca 1996 r. (tekst jednolity - DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; ostatnia nowelizacja - DzU z 2003 r. nr 213, poz. 2081), pracodawcy muszą pracownikowi w umowie o pracę oznaczyć miejsce jej wykonywania (art. 29 § 1 k.p.). Za obligatoryjne ustawodawca uznał określenie rodzaju umowy oraz jej warunków, a w szczególności rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, terminu jej rozpoczęcia oraz warunków wynagrodzenia.
SIEDZIBA CZY MIEJSCE
Według Sądu Najwyższego stałym miejscem pracy w rozumieniu przepisów o świadczeniach z tytułu podróży służbowych jest siedziba zakładu pracy, a nie teren objęty jego statutową działalnością (uchwała z 17 września 1985 r., III PZP 37/85). Siedziba zakładu pracy to pojęcie obiektywne i nie może być zmienione w drodze porozumienia między kierownikiem zakładu pracy a pracownikiem (wyrok SN z 15 maja 1984 r., I PR 46/84). Od siedziby pracodawcy należy jeszcze odróżnić miejsce wykonywania pracy. Jest ono warunkiem umownym (elementem treści stosunku pracy) i powinno być przez strony wynegocjowane jak każdy inny element umowy oraz wyszczególnione w treści umowy o pracę (wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85).
Pracodawca nie może jednostronnie zmienić czy zmodyfikować tego elementu umowy o pracę, np. zlecając pracownikowi wykonanie pracy w innej jednostce firmy w innym mieście. Przy zmianie tego warunku umowy (miejsce pracy) potrzebne jest porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające.
Sąd Najwyższy uznał, że miejsce pracy nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony "miejscu pracy" pracownika nie rodzi obowiązku płacenia mu ani diet, ani świadczeń rozłąkowych, chociażby to miejsce pracy było różne od siedziby pracodawcy (wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85). O miejscu pracy wielu zatrudnionych będzie decydować rodzaj wykonywanej pracy. Zatem przedstawiciel handlowy firmy na dany region Polski będzie miał w rubryce "miejsce pracy" wpisane kilka województw, które obsługuje, a przedstawiciel handlowy firmy na całą Polskę - cały kraj.
Komplikacji może być więcej, bo od "miejsca pracy" można jeszcze odróżnić "miejsce wykonywania przez pracownika określonych czynności" składających się na realizację stosunku pracy. Dla niektórych komentatorów to ostatnie jest pojęciem szerszym od miejsca pracy. Obejmuje bowiem nie tylko zakład pracy, a ściślej jego wyodrębniony teren, lecz także miejsca usytuowane gdzie indziej, niekoniecznie w danej miejscowości czy nawet w kraju. W tym znaczeniu miejscem wykonywania pracy będzie zarówno miejsce pobytu w czasie delegacji służbowej, autobusy, pociągi, samoloty - dla załóg tych pojazdów, czy prywatne mieszkanie, gdy będzie to lekarz czy inkasent.
BEZ DEFINICJI
W rozumieniu przepisów o świadczeniach z tytułu podróży służbowej należy więc odróżnić siedzibę pracodawcy i stałe miejsce pracy oraz właściwie je oznaczyć w umowie o pracę. Na ile dokładnie trzeba to zrobić? Pamiętać przy tym warto, że jeśli strony umowy ustalą jako stałe miejsce pracy pewien obszar terytorialny (geograficznie, czy sferę objętą działalnością pracodawcy), to przemieszczanie się w jego grani cach nie będzie podróżą służbową. Czy zatem w umowach o pracę jako miejsce wykonywania pracy trzeba wpisać - przykładowo pracownicy naszej redakcji - Presspublica sp. z o.o., pl. Starynkiewicza 7/9, czy wystarczy tylko: Warszawa, a może: województwo mazowieckie albo Polska?
W prawidłowym oznaczeniu miejsca pracy pomocny byłby sam kodeks pracy, ale i on wprowadza pewne zamieszanie. W art. 128 k.p., dotyczącym czasu pracy, posługuje się bowiem sformułowaniem "pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy". Wprowadza więc inne niż w art. 29 k.p. określenie "miejsca wykonywania pracy".
Skoro nie ustalono precyzyjnie, co należy rozumieć pod tym pojęciem, zatem miejsce wykonywania pracy może być oznaczone szczegółowo, np. jako konkretny zakład produkcyjny, lub bardziej ogólnie jako siedziba pracodawcy.
Dla wielu pracodawców korzystniejsze byłoby jak najszersze określenie tego pojęcia, bo jeśli przybędzie obszarów działalności przedsiębiorstwa, to nie muszą zmieniać wszystkim pracownikom umów o pracę z powodu jednego niezbyt dokładnego w niej zapisu. Precyzja jednak jest konieczna, gdy pracownik jest przyjmowany do pracy w przedsiębiorstwie wielozakładowym, bo trzeba konkretnie oznaczyć ten zakład, w którym podejmie on zatrudnienie. Ma to też istotne znaczenie przy określaniu jego obowiązków.
Prywatny też PŁACI
U prywatnego pracodawcy warunki wypłacania należności za delegacje muszą być określone w układzie zbiorowym pracy (uzp), regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie ma u niego uzp lub nie musi wydawać regulaminu wynagradzania.
Przyjęte w tych wewnątrzzakładowych przepisach stawki za podróże nie mogą być niższe niż diety określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. Jeśli w firmie nie podano tych stawek, to pracodawcę obowiązują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży służbowych (art. 77/5 § 3 - 5 k.p.).
Co WLICZYĆ
Pracodawca musi wliczyć okres przejazdu do czasu pracy, co potwierdził Sąd Najwyższy, wówczas, gdy:
> przejazd odbywa się w godzinach pracy delegowanego,
> przejazd rozpoczął się w godzinach pracy i trwał po czasie pracy tego pracownika,
> praca pracownika w przeważającej mierze polega na wykonywaniu obowiązków poza stałym miejscem pracy, w delegacjach,
> pracownik przed wyjazdem w delegację musi stawić się do pracy nie tylko po to, żeby pracować, ale np., żeby zabrać dokumenty, narzędzia.
Kiedy to NIE PODRÓŻ
Podróżą służbową nie jest stałe wykonywanie działań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Miejsce pracy powinno być jednak tak ustalone, aby pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00).
Jeśli strony umowy ustalą jako stałe miejsce pracy pewien obszar terytorialny (geograficznie, czy sferę objętą działalnością pracodawcy), to przemieszczanie się w jego granicach nie będzie podróżą służbową.
